Policy Deployment: van ambitie naar actie

De 5 stappen van Policy Deployment (zoals het wél werkt)

+ hoe je ze uitvoert en wat dat oplevert op de vloer

✅ Stap 1: Kies je doorbraakdoelen

Hoe doe je dat?

1. Start met de missie en strategie van de organisatie: wat moet écht beter of anders de komende 6–12 maanden?
2. Gebruik data én buikgevoel: wat schuurt er in de praktijk?
3. Beperk je tot maximaal 3 doorbraakdoelen — anders raakt de aandacht versnipperd.
4. Zorg dat de doelen gedragsgericht en meetbaar zijn: liever “<10% fouten bij orderverwerking” dan “betere kwaliteit”.

Voorbeeld op de werkvloer
Een productiebedrijf ziet dat 20% van de klanten belt over onvolledige leveringen.
Doorbraakdoel: "Binnen 6 maanden terug naar maximaal 5% klachten over leveringen."

Valkuilen om te vermijden

1. Geen eigenaarschap nemen en geven.
2. Doorbraakdoelen kiezen zonder verbinding of urgentie in het team.

✅ Stap 2: Vertaal naar gedrag en eigenaarschap

Hoe doe je dat?

Maak een overzicht (X-matrix of A3) waarin je vastlegt:

1. Wat is het doel?
2. Wat zijn de kern-KPI’s?
3. Welke verbeterprojecten dragen bij?
4. Wie is verantwoordelijk?
5. Welk gewenst gedrag verwachten we?
6. Zorg dat iedereen snapt: wat moet ik anders gaan doen?

Voorbeeld op de werkvloer
In het magazijn merken ze dat picklijsten niet worden dubbelgecheckt.
Gedrag: elke order wordt voor verzending één keer extra gecontroleerd door een collega.
KPI: % correcte leveringen per dag.

Valkuilen om te vermijden

1. Gebrek aan motiverende KPI’s
2. KPI’s formuleren zonder link met gedrag

✅ Stap 3: Catchball – laat teams meedenken

Hoe doe je dat?

1. Organiseer een sessie per team waarin je het strategisch doel uitlegt.
2. Vraag: Wat zien jullie als knelpunt? Hoe kunnen jullie bijdragen?
3. Laat teams zelf verbeteracties voorstellen. Coach op richting en scherpte, niet op inhoud.

Voorbeeld op de werkvloer
Het team komt zelf met een idee: "Als we met kleurenstickers werken voor spoedorders, missen we minder deadlines."
Jij toetst of het bijdraagt aan het doel — en ze voeren het zelf in.

🧠 Dit is waar eigenaarschap ontstaat: niet opleggen, maar faciliteren.

Valkuilen om te vermijden

1. Te veel push: doelen en acties worden top-down opgelegd
2. Gebrek aan verbinding en zingeving binnen het team

✅ Stap 4: Maak het zichtbaar in een Obeya of bord-opstelling

Hoe doe je dat?

1. Hang je doelen, KPI’s en acties visueel op in de ruimte of digitaal.

Gebruik bijv. vier borden:

1. Missie/strategie-bord
2. Prestatiebord (dag/week-KPI’s)
3. Verbeterbord (ideeën & acties)
4. Team-/mens-bord (teamontwikkeling, inzet, opleidingen)

Update minimaal wekelijks, samen met het team.

Voorbeeld op de werkvloer
Iedere ochtend kijkt het team 10 minuten naar het bord:

1. KPI gisteren: 93% juist geleverd
2. Oorzaak fout: verkeerde picklijst
3. Actie: nieuwe printprocedure getest door teamlid X

Valkuil om te vermijden

1. Verbeterdoelen vertalen zonder rekening te houden met de waan van de dag

✅ Stap 5: Breng ritme aan

Hoe doe je dat?

Koppel bestaande overlegstructuren aan het policy deployment-systeem:

1. Dagelijks: kort bijsturen op prestatie
2. Wekelijks: check voortgang acties, leerpunten
3. Maandelijks: reflectie op gedrag en effect

Laat de leiding voorbeeldgedrag tonen:

1. Houd vol
2. Stel de juiste vragen
3. Geef ruimte én sturing

Voorbeeld op de werkvloer
Tijdens de weekstart vraagt de teamleider consequent:

1. Wat hebben we geleerd van afgelopen week?”
2. “Welk gedrag heeft bijgedragen?”
3. “Wat pakken we deze week op?”

Het team weet: dit is geen project, dit is hoe we werken.

💬 Tot slot

Policy Deployment werkt pas echt als je:

1. Durft te kiezen
2. Durft los te laten (catchball!)
3. Durft vast te houden (ritme en reflectie)

Het is geen model. Het is een manier van werken.
Van denken naar doen. Van plannen naar gedrag. Van strategie naar resultaat.