Het gevaar van One Piece Flow

One Piece Flow vs. Ons brein

In de Lean-wereld wordt one piece flow vaak neergezet als de heilige graal. Eén product, document, order of patiënt door het proces leiden zonder tussenvoorraden, wachttijden of onderbrekingen. Alles in één soepele beweging van A naar B. Het idee: maximale doorstroming, minimale verspilling.

Maar zodra we deze theorie vertalen naar het dagelijks werk van kenniswerkers – e-mails, rapporten, vergaderingen, offertes – kom je op een interessant spanningsveld. Want onze biologie is niet ontworpen om constant te schakelen tussen taken. Sterker nog: onze hersenen belonen ons juist wanneer we langere tijd kunnen focussen op een reeks sterk vergelijkbare activiteiten.

De valkuil van Lean-dogma

Te veel organisaties passen one piece flow toe alsof het een religie is. Zodra een nieuwe mail, taak of vraag binnenkomt, wordt die direct opgepakt “want dat is toch Lean?”.

Maar in de praktijk kan dit desastreus zijn voor je productiviteit:

1. Elke keer dat je van taak wisselt, kost het je gemiddeld 23 minuten om weer volledig in de flow te komen (task switching cost).
2. Je brein moet voortdurend schakelen tussen contexten, wat mentaal vermoeit en fouten vergroot.
3. In plaats van flow creëer je juist micro-onderbrekingen die de doorlooptijd van alles verlengen.

Lean gaat over het elimineren van verspilling, niet over het slaafs volgen van een principe zonder context.

Wat zegt onze neurofysiologie?

Vanuit de gedrags- en neurowetenschapweten we:

1. Focus werkt in blokken. Onze hersenen werken optimaal in cycli van 60–90 minuten diepe concentratie (ultradian rhythms).
2. Batching kan efficiënter zijn. Als taken sterk op elkaar lijken (zoals het beantwoorden van vergelijkbare e-mails of het verwerken van vergelijkbare orders), is het energetisch goedkoper om ze te bundelen.
3. Onderbrekingen zijn funest voor onze prestatie. Zelfs korte onderbrekingen zorgen voor meer cognitieve vermoeidheid en meer fouten.
4. Dit betekent dat pure one piece flow in een kenniswerkcontext soms indruist tegen onze biologische ontwerpprincipes.

Flow is mens én proces

Bij Leanprofs zien we Lean niet als een set tools, maar als een filosofie waarin menselijk gedrag centraal staat. Flow is dus niet alleen een procesflow, maar ook een cognitieve flow.

Onze aanpak:

Process Flow: Streef naar het verminderen van wachttijden en tussenvoorraden in je proces.

Cognitive Flow: Structureer het werk zó dat het past bij hoe hersenen werken: blokken focus, minimale contextswitches, logische taakseries.

Hierdoor ontstaat een balans tussen Lean-efficiëntie en menselijk energiemanagement.

One Piece Flow 2.0 – De hybride aanpak

We kunnen het beste van twee werelden combineren. Een paar praktische richtlijnen:

1. Voer one piece flow uit binnen logische batches.
   Bijvoorbeeld: werk alle soortgelijke klantvragen die vandaag zijn binnengekomen in één blok af. Binnen dat blok werk je wél elke vraag in één keer volledig af.
2. Plan ‘verwerkingsmomenten’ in.
   In plaats van elke e-mail direct te beantwoorden, plan je vaste momenten per dag voor inboxverwerking.
3. Maak het visueel.
   Gebruik een visueel bord (SYNQ Room, Kanban) om je work in progress te beperken zonder dat je voortdurend onderbroken wordt.
4. Respecteer het breinritme.
   Plan diep werk in 60–90 minuten blokken, gevolgd door korte pauzes.

Zo krijg je én de voordelen van Lean doorstroom, én de voordelen van menselijke focus.

Waarom dit werkt in de praktijk

Wanneer je dit structureel toepast, dan kun je de volgende voordelen ervaren:

Met andere woorden: we respecteren zowel de wetmatigheden van het proces als de wetmatigheden van het brein.

Tot slot

One piece flow is en blijft een krachtig Lean-principe. Maar zoals met alle Lean-principes geldt: pas het toe met verstand. Lean is geen machine die mensen moet aanpassen; Lean is een lens waardoor we zowel het proces als de mens beter laten presteren.

Of zoals we bij Leanprofs zeggen:

Flow is pas écht flow als mens en proces in dezelfde cadans bewegen.