De verborgen verspilling die iedereen over het hoofd ziet.
Slechte communicatie wordt in organisaties vaak gezien als een “zacht” probleem. Iets wat hoort bij samenwerken. Iets wat je oplost met betere meetings of duidelijkere e-mails.
Maar recente cijfers laten een ander beeld zien.
In het State of Business Communication Report 2024 van Grammarly blijkt dat gebrekkige communicatie diep ingrijpt in organisaties. Medewerkers ervaren hierdoor significant meer stress, een duidelijke daling in productiviteit, gespannen werkrelaties en gemiste deadlines. Meer dan de helft van de respondenten geeft aan dat slechte communicatie hun stressniveau verhoogt. Vier op de tien zien hun productiviteit dalen. Bij bijna een derde leidt het tot verslechterde werkrelaties. En één op de vier ervaart vertragingen in het werk.
Toch blijven we verkeerd naar dit probleem kijken.
Miscommunicatie is zelden een communicatieprobleem
Wat wij in de praktijk zien, is dat miscommunicatie meestal niet ontstaat doordat mensen niet praten. Het ontstaat doordat mensen denken dat ze over hetzelfde praten, terwijl dat niet zo is.
Iedere professional werkt vanuit een eigen referentiekader. Dat kader wordt gevormd door opleiding, ervaring, eerdere successen, mislukkingen en impliciete normen over wat “goed werk” is. Dat filter bepaalt hoe iemand begrippen interpreteert als kwaliteit, urgentie, efficiëntie of capaciteit.
Wanneer twee mensen hetzelfde woord gebruiken, maar er een andere betekenis aan geven, ontstaat er ruis. Niet zichtbaar, maar wel voortdurend aanwezig.
De drie discussies waar het steeds misgaat
In vrijwel elke organisatie komt dit terug in drie terugkerende discussies.
- Hoe doen we het werk eigenlijk?
- Hoe goed doen we het werk eigenlijk?
- En hoeveel mensen hebben we daarvoor nodig?
Zolang die vragen worden beantwoord vanuit individuele percepties in plaats van een gedeelde werkelijkheid, blijven het meningen. En dit zorgt vaak voor strijd en frustratie op de werkvloer.
Dat verklaart waarom teams soms vastlopen in eindeloze gesprekken over formatie, werkdruk of kwaliteit. Iedereen redeneert logisch, alleen vanuit een ander vertrekpunt.
Het gevolg is precies wat het Grammarly-rapport laat zien: stress, productiviteitsverlies, verslechterende relaties en gemiste deadlines.
Bron: Grammarly State of Business Communication Report 2024
De enige manier om dit te doorbreken
De oplossing ligt niet in nóg meer overleg. De oplossing ligt in het expliciet maken van de werkelijkheid van het werk.
Wanneer je met een team het proces concreet in kaart brengt (van input tot output, inclusief overdrachten en verantwoordelijkheden) wordt zichtbaar waar interpretaties verschillen. Ineens wordt duidelijk dat wat voor de één vanzelfsprekend is, voor de ander een aanname was.
Door vervolgens expliciet te maken wat “goed” betekent in dat proces, bijvoorbeeld via één duidelijke prestatie-indicator, ontstaat een gedeelde norm. Niet gebaseerd op gevoel, maar op feiten.
En pas daarna kun je het gesprek over capaciteit zuiver voeren. Want als je weet hoeveel werk binnenkomt, hoe lang het duurt en wat de gewenste doorlooptijd is, wordt personeelsbezetting geen discussie meer over beleving, maar een berekening. Dat verschuift het gesprek fundamenteel.
Waarom dit verder gaat dan Lean
Wat hier gebeurt, raakt de kern van verandermanagement. Want zodra de werkelijkheid zichtbaar wordt, worden ook patronen zichtbaar. Gedrag wordt concreet. Afspraken worden toetsbaar. Verantwoordelijkheden worden helder.
En daar begint echte verandering.
Slechte communicatie is dus geen bijverschijnsel van samenwerken. Het is een systeemprobleem. Zolang het werk impliciet blijft, blijft de interpretatieverschillen bestaan. En zolang die blijven bestaan, blijven stress, productiviteitsverlies en frictie terugkomen. De cijfers uit het Grammarly-rapport maken dat pijnlijk duidelijk. Maar ze laten vooral zien hoeveel potentieel er ligt wanneer je dit wél goed organiseert.
Wie de gedeelde werkelijkheid organiseert, organiseert rust en productiviteit.
Wil je dit structureel kunnen aanpakken?
Het zichtbaar maken van processen is één ding. Mensen meenemen in verandering is iets anders.
In de Green Belt Verandermanagement opleiding van Leanprofs leer je hoe je procesverbetering en gedragsverandering combineert. Je werkt aan je eigen praktijkvraagstuk en leert hoe je van discussie naar duidelijke afspraken en meetbare resultaten gaat.
Wil je stoppen met energieverlies door miscommunicatie?
👉 Bekijk de opleiding en schrijf je in via de opleidingspagina.
