Gemba – Where the magic happens

Gemba – ga kijken, stel vragen, toon respect

Waarom leiders hun bureau moeten verlaten

In veel organisaties wordt leidinggeven nog steeds geassocieerd met plannen, rapporteren en vergaderen. Leiders zitten boven in de organisatie, fysiek én figuurlijk. Ze zijn ver weg van het werk. Maar wie echt wil begrijpen wat er speelt, en wie werkprocessen wil verbeteren, kan zich dat niet permitteren. Lean leert ons: je moet naar de plek waar het gebeurt.

Die plek heet Gemba – Japans voor “de echte plek”. In Lean-termen: de plaats waar waarde wordt gecreëerd. Dat kan een productiehal zijn, een kantoor, een laboratorium of een klantinteractie.

Gemba is geen wandelingetje. Het is een leiderschapspraktijk. Een manier van kijken, luisteren en verbinden. En als je het goed doet, verandert het niet alleen je beeld van het werk – het verandert ook het gedrag van je team.

Wat is een Gemba Walk?

Een Gemba Walk is een gestructureerd bezoek van een leider aan de werkvloer, met als doel inzicht te krijgen in het proces, in knelpunten, en in wat mensen nodig hebben om hun werk beter te doen. Het is nadrukkelijk geen inspectie of beoordelingsmoment. Je komt niet controleren, maar leren. Je komt niet praten, maar vragen stellen.

De basisprincipes:

1. Ga kijken: Verlaat je kantoor en begeef je naar de plek waar het werk gebeurt.
2. Stel vragen: Niet om te zenden, maar om te begrijpen.
3. Toon respect: Voor de kennis, inzet en ervaringen van de mensen die het werk doen.
   
   

Een goede Gemba Walk levert geen to-do lijst op voor het team, maar inzichten voor de leider.

Waarom Gemba zo krachtig is

De kracht van Gemba zit in het doorbreken van aannames. Veel beslissingen in organisaties worden genomen op basis van wat we dénken dat er gebeurt. PowerPoints, dashboards, rapporten – allemaal filters. Pas als je het werk zelf ziet, hoor je de nuance. De worstelingen. De oplossingskracht. En de verspillingen die niemand op papier zet.

Gemba werkt ook omdat het gedragsverandering stimuleert – bij beide kanten:

1. Leiders leren beter vragen stellen, minder invullen, meer luisteren.
2. Medewerkers ervaren erkenning en voelen ruimte om knelpunten te delen.

Het versterkt het relationele weefsel van je organisatie: vertrouwen, veiligheid, samenwerking.

Praktijkvoorbeeld: van abstract naar actie

In een diagnostisch centrum begeleidde ik een leidinggevende van de logistieke afdeling. Hij klaagde over “gebrek aan eigenaarschap” bij zijn team. Deadlines werden niet gehaald, materiaal raakte kwijt, en het leek alsof niemand écht betrokken was.

We zijn gestart met dagelijkse Gemba Walks van 15 minuten, telkens met een eenvoudige vraag: “Wat maakt jouw werk vandaag makkelijker of moeilijker?” De eerste dagen waren stroef. Medewerkers gaven korte antwoorden, hielden het vaag of verwezen naar elkaar. Maar de leidinggevende bleef komen. Vragend, nieuwsgierig, zonder oordeel.

Na een week kwamen er scherpere signalen: over onduidelijke prioriteiten, over verstoringen in het IT-systeem, over materiaal dat telkens opnieuw gezocht moest worden. Samen met het team zijn we kleine verbeteracties gestart. Eén bordje bij de ontvangst, één kleurwijziging op een sticker, één aanpassing in het afsprakenschema.

Drie weken later was het gesprek veranderd. Medewerkers namen zélf initiatief, wezen elkaar op fouten, gaven verbeterideeën aan. De teamleider? Die leerde dat eigenaarschap niet ontstaat door harder te roepen, maar door vaker te kijken en beter te luisteren.

Wat Gemba niet is

Om Gemba echt effectief te maken, is het belangrijk te weten wat het níet is:

1. ❌ Geen controlebezoek. Mensen gaan zich inhouden als ze zich beoordeeld voelen.
2. ❌ Geen incidentenjacht. Focus op het proces, niet op de uitzondering.
3. ❌ Geen kans om te zenden. Leiderschap in Gemba is vooral luisteren en vragen.
4. ❌ Geen eenmalige actie. Gemba werkt door herhaling en aanwezigheid.

Het draait om aanwezigheid met intentie. Fysiek én mentaal.

Gemba-vragen die het verschil maken

Goede vragen tijdens een Gemba Walk nodigen uit tot reflectie. Een paar voorbeelden:

1. Wat gaat vandaag goed?
2. Waar loop je tegenaan?
3. Hoe weet je of het goed gaat?
4. Wat zou jij verbeteren als je kon?
5. Welke stappen in je werk voegen geen waarde toe?

Let op: goede vragen zijn open, nieuwsgierig en respectvol. Slechte vragen sturen, beoordelen of ondermijnen.

De impact op leiderschap

Wat ik vaak zie: leiders die Gemba consequent doen, veranderen hun leiderschapsstijl. Ze gaan minder sturen vanuit hun eigen agenda, en meer faciliteren op basis van wat het werk vraagt. Ze gaan minder praten in vergaderingen, en meer luisteren op de vloer. Ze worden minder probleemoplossers, en meer leerprocesbegeleiders.

Dat is de kracht van Gemba: het maakt leiders effectiever, menselijker en relevanter.

Valkuilen uit de praktijk

Een paar dingen die ik vaak zie misgaan:

1. Te veel ineens willen zien. Focus op één proces per keer.
2. Geen vaste frequentie. Ad hoc bezoeken verliezen impact.
3. Geen opvolging geven. Als je signalen hoort maar er niets mee doet, verspeel je vertrouwen.
4. Te snel in oplossingen schieten. Eerst begrijpen, dan pas verbeteren.

Tot slot

Gemba is misschien wel de meest onderschatte leiderschapsoefening in Lean. Het vraagt niks nieuws qua tools of structuren – alleen aandacht, discipline en oprechte nieuwsgierigheid. Maar het effect is groot: je ziet wat anderen missen, je hoort wat medewerkers écht bezighoudt, en je bouwt aan vertrouwen en verbeterkracht.

Dus: ga kijken. Stel vragen. Toon respect.

Dat is waar leiderschap begint.

Zelf aan de slag?

Met de 6-daagse Lean Green Belt Veranderexpert opleiding leer je processen en samenwerkingen te verbeteren. Je leert verbeterprojecten uit te voeren en de betrokken teams te begeleiden in de noodzakelijke gedragsverandering. Want als we iets geleerd hebben, is het wel dat een procesverbetering vooral vraagt om anders samenwerken. En dat is juist zo lasttig.

Wij zorgen er samen voor dat dit lukt. Met de aanpak van Leanprofs krijg je meer ruimte in je agenda, rust in je hoofd, en plezier in je dag.