De valkuilen van KPI's

In de wereld van management worden Key Performance Indicators (KPI's) beschouwd als een hoeksteen van succes. Deze meetbare waarden bieden inzicht in de prestaties van een organisatie en sturen besluitvorming aan. Toch is er een groeiende discussie over de waarde van KPI's en de valkuilen die ermee gepaard gaan. Laten we eens dieper ingaan op de zin en onzin van KPI's.

KPI's, op hun best gebruikt, dienen als stuurmiddel op de weg naar succes. Ze helpen bij het identificeren van sterke punten, het aanpakken van zwaktes en het nemen van geïnformeerde beslissingen. Bijvoorbeeld, in een productiebedrijf kunnen KPI's zoals productiviteit per uur, afvalpercentage en klanttevredenheid cruciaal zijn voor het optimaliseren van processen en het verbeteren van de algehele efficiëntie. Op deze manier stellen KPI's organisaties in staat om zich te richten op meetbare doelstellingen die direct bijdragen aan hun strategische doelen.

Maar, er zijn ook verschillende valkuilen bij het gebruik van KPI's. Daarom in dit artikel wat meer informatie over:

• Wat is een KPI?
• Hoe bouw je een goede KPI op?
• Wat zijn de valkuilen?
• En hoe maak je een KPI motiverend?
  
  Wat is een KPI eigenlijk?
  
  Een KPI, oftewel Key Performance Indicator, is een meetbare waarde die wordt gebruikt om de voortgang te evalueren en succes te meten in het behalen van belangrijke doelstellingen binnen een organisatie. KPI's worden gebruikt om specifieke aspecten van prestaties te kwantificeren en te volgen, wat het mogelijk maakt om de effectiviteit van processen, projecten, of zelfs individuele prestaties te beoordelen.
  
  Hoe bouw je een KPI op?

1. Bepaal met elkaar wat er gemeten moet worden
2. Meet de huidige prestatie
3. Bepaal met elkaar het doel of de norm
4. Maak een plan om naar het doel te komen
5. Meet de huidige prestatie van het plan
6. Bespreek de oorzaak van de afwijkingen
7. Bepaal met elkaar de acties
8. Standaardiseer als het doel is gehaald

Hoe visualiseer je een goede KPI?

Wat werkt goed:       

• Staafdiagram
• Lijndiagram voor trends en historische data       

Wat werkt minder:    

• Taartdiagram (geen historische data of normen)
• 3D staafdiagram (voegt geen waarde toe)
• De bekende diagrammen uit Excel waar op alle assen data staat

De valkuilen van KPI's, en tips om die te vermijden

Het blindelings vastklampen aan KPI's kan snel leiden tot een tunnelvisie die schadelijk is voor een organisatie. Een van de grootste valkuilen is het overdreven focussen op kwantiteit ten koste van kwaliteit. Bijvoorbeeld, het stellen van een KPI voor het aantal verkoopgesprekken per dag kan ertoe leiden dat medewerkers oppervlakkige interacties aangaan in plaats van waardevolle relaties op te bouwen met klanten. Het gevolg kan zijn dat de klanttevredenheid daalt, ondanks dat het aantal verkoopgesprekken stijgt. Stel jezelf dan ook de vraag: welke output verwacht ik nou eigenlijk? En waar heb ik invloed op om zeer waarschijnlijk deze output te verbeteren? In de correlatie hiertussen zit de magie en de focus.

Een tweede valkuil is dat KPI's ook de eigenschap hebben dat er onvoldoende eigenaarschap wordt gepakt door het team. Dit komt vaak doordat het team dan eigenlijk niet weet hoe ze de KPI beïnvloeden, of het zijn zo ontzettend veel KPI's dat het overzicht kwijt is. Bedenk daarom eerst welk gesprek je eigenlijk wilt voeren, en kies dan de KPI's die hierbij aansluiten. Een leiderschapsteam heeft waarschijnlijk een ander gesprek dan een uitvoerend team, en daardoor zijn er ook andere KPI's nodig. Bepaal daarna wie er eigenaar is, en wie er (symbolisch) wakker zou moeten liggen als de KPI onder norm ligt.

De derde valkuil is dat KPI's niet motiveren. Ze zijn hierbij vaak niet verbonden aan het werk van collega's, en daardoor voelen ze geen verbinding of motivatie. In de alinea hieronder een wat uitgebreidere uitleg over hoe je KPI's wel motiverend maakt op basis van de inzichten van Daniel Pink.

Hoe maak je een KPI motiverend?

Om Key Performance Indicators (KPI's) motiverend te maken, kunnen we de inzichten van Daniel Pink, auteur van het boek "Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us", toepassen. Pink stelt dat intrinsieke motivatie, gebaseerd op autonomie, mastery en purpose, cruciaal is voor het stimuleren van betere prestaties en voldoening op de lange termijn. Hier zijn enkele manieren om KPI's te verweven met deze principes:

Autonomie: Geef werknemers de vrijheid om zelf te bepalen hoe ze hun doelen willen bereiken binnen het kader van de KPI's. In plaats van strikte regels op te leggen, moedig flexibiliteit en eigen initiatief aan. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat medewerkers de vrijheid hebben om hun eigen werkroosters te bepalen of om creatieve oplossingen te vinden voor het behalen van KPI's.

Mastery: Bied mogelijkheden voor groei en ontwikkeling door medewerkers uit te dagen om hun vaardigheden te verbeteren en hun expertise te vergroten. Vanuit de veranderpsychologie is bewezen dat leerdoelen veel effectiever zijn dan prestatiedoelen. KPI's moeten niet alleen gericht zijn op het behalen van resultaten, maar ook op het bevorderen van leerervaringen en het streven naar voortdurende verbetering. Moedig bijvoorbeeld het gebruik van trainingen, workshops en mentorschap aan om meesterschap te stimuleren.

Purpose: Zorg ervoor dat KPI's worden gekoppeld aan een hoger doel dat betekenis en betrokkenheid creëert. Communiceer duidelijk hoe het bereiken van KPI's bijdraagt aan de overkoepelende missie en visie van de organisatie. Dit kan het gevoel van betekenisvol werk versterken en medewerkers inspireren om zich volledig in te zetten voor het behalen van de gestelde doelen.

Door deze principes toe te passen, kunnen KPI's worden getransformeerd van saaie meetinstrumenten naar krachtige drijfveren voor intrinsieke motivatie en betrokkenheid. Dit stimuleert niet alleen betere prestaties, maar ook een gezondere en meer bevredigende werkomgeving voor alle betrokkenen.

Conclusie

Kortom, KPI's kunnen een waardevol hulpmiddel zijn voor het meten en verbeteren van prestaties, maar alleen als ze op de juiste manier worden gebruikt. Door een evenwicht te vinden tussen kwantitatieve en kwalitatieve metingen, het vermijden van micromanagement en het regelmatig herzien van KPI's, kunnen organisaties de voordelen van KPI's maximaliseren terwijl ze de valkuilen vermijden.