De kracht van A3: denken met pen en papier

Meer dan een formulier

De A3. Als je 'm Googelt, krijg je vooral sjablonen en PowerPoint-varianten. Zonde. Want de A3 is niet bedacht als invulformat, maar als denkproces. Het is een manier om te structureren, te vertragen, samen te werken en tot de kern te komen. In een wereld waar de reflex vaak is om snel te doen, dwingt de A3 je om eerst goed te denken. Op papier. Omdat dat vertraagt, ordent en verdiept.

In deze blog neem ik je mee in wat de A3 echt is, hoe je ’m goed inzet, en waarom het werkt – mits je het goed aanvliegt. Geen trucje, maar een manier van werken die mensen sterker maakt.

Waarom een A3?

De oorsprong van de A3 ligt bij Toyota. Niet als tool, maar als managementsysteem. Leiders gebruiken het om mensen te helpen denken, verantwoordelijkheid te nemen en samen te leren. De kern: je krijgt geen oplossing, je ontwikkelt die zelf. De A3 is daarbij een begeleider. 

De belangrijkste redenen om een A3 in te zetten:

1. Je wilt eigenaarschap in het team vergroten.
2. Je zoekt verdieping in probleemaanpak, geen symptoombestrijding.
3. Je wilt verbetering koppelen aan strategie, niet aan onderbuikgevoel.
4. Je wilt samenwerking tussen afdelingen of disciplines versterken.
5. Je wilt leren van verbeteren, en verbeteren van leren.

Een A3 dwingt je dus tot samenhang: probleemdefinitie, analyse, doelen, acties, effecten. Geen lijst met bulletpoints, maar een logisch opgebouwd verhaal.

Hoe ziet een A3 eruit?

In hoofdlijnen bestaat een A3 uit deze onderdelen:

1. Achtergrond & aanleiding – Waarom kijken we hiernaar?
2. Probleemomschrijving – Wat is het probleem, concreet en meetbaar?
3. Doelstelling – Wat willen we bereiken?
4. Analyse – Wat zijn de oorzaken?
5. Alternatieven & overwegingen – Welke opties zijn er?
6. Actieplan – Wie doet wat, wanneer?
7. Effect & borging – Hoe meten we het effect, hoe houden we het vast?
8. Reflectie & leren – Wat leren we hiervan?

En alles op één A3’tje. Waarom dat formaat? Niet omdat het magisch is, maar omdat het je dwingt tot scherpte. Je kunt niet alles zeggen, dus je moet kiezen. Dat is de échte oefening.

De A3 als gedragsinterventie

In mijn praktijk gebruik ik de A3 nooit als eenmalig format, maar als gedragsinterventie. Drie dingen zie ik steevast gebeuren als je het goed begeleidt:

1. Mensen gaan vragen stellen in plaats van meteen oplossingen bedenken.
   De vraag “wat is hier nu eigenlijk het probleem?” komt vaker terug dan je lief is – en dat is precies de bedoeling.
2. Eigenaarschap verschuift.
   Niet meer “de projectleider lost het wel op”, maar “wij moeten samen begrijpen wat hier speelt en hoe we dit fixen”.
3. Leren wordt zichtbaar.
   Door het denkproces op papier te zetten, zien mensen hoe hun inzicht groeit. Dat maakt het deelbaar, overdraagbaar en toetsbaar.

Een A3 is dus geen tool, het is een gedragsmatige mini-transformatie.

Praktijkvoorbeeld: wachttijden in een lab

Bij een medisch laboratorium waar ik werkte, klaagden artsen al maanden over oplopende wachttijden. Elke afdeling had z’n eigen verklaring. “Te weinig mensen”, “ICT werkt niet mee”, “Het labproces is te complex”.

We zetten een multidisciplinair team bij elkaar – analisten, planners, een arts-microbioloog en de afdelingsleider. Eén opdracht: maak een A3 die inzicht geeft in wat hier speelt en wat er nodig is.

In het begin was er weerstand: “We weten het toch al?” Maar na een paar sessies bleek: iedereen had een stukje van de puzzel, maar niemand zag het geheel. De A3 bracht samenhang. Er kwam een scherp gedefinieerd probleem (“wachttijd op spoedmonster B > 2 uur bij 38% van de aanvragen”) en een grondige oorzaak-analyse (vertraging zat in het doorsluizen tussen afdelingen, niet in de labtijd zelf). De oplossing bleek niet te zitten in méér mensen, maar in duidelijkere overdrachtsmomenten en een aanpassing in de prioriteringsregels.

Resultaat: wachttijd daalde met 70%, frustratie zakte weg, en de samenwerking verbeterde merkbaar. Maar het belangrijkste? Het team voelde zélf dat zij het probleem hadden opgelost. Dat blijft hangen.

Veelgemaakte fouten

Zoals met elke Lean-tool, geldt ook hier: slecht toegepast is het waardeloos, of zelfs schadelijk. Een paar valkuilen:

1. Je vult het in zonder samen te denken.
   Dan heb je een ingevuld formulier, geen gedeeld begrip.
2. Je start met het actieplan.
   Dan mis je het fundament: probleem en analyse.
3. Je maakt het te wollig of politiek correct.
   De kracht van de A3 zit in scherpte. Dat is soms pijnlijk. Houd het feitelijk.
4. Je denkt dat het een eenmalige exercitie is.
   Nee: een A3 hoort in een ritme van continu leren, reflecteren en bijstellen.
5. Je denkt dat het snel moet.
   Een goede A3 maken kost tijd. Dat is geen nadeel, maar de kern van de oefening.

Wanneer wel en niet gebruiken?

Gebruik een A3 als:

1. Er sprake is van een complex probleem dat meerdere mensen raakt.
2. Je wilt dat mensen eigenaarschap nemen over de oplossing.
3. Je zoekt een verbeterstructuur die óók leerstructuur is.

Gebruik het niet als:

1. Je alleen maar snel een actieplan wil afvinken.
2. Je een “bewijsdocument” nodig hebt voor een besluit.
3. Je team geen ruimte heeft om te denken en reflecteren.

Tot slot

De A3 is geen formulier. Het is een uitnodiging tot denken. Tot samen onderzoeken, scherp definiëren, zorgvuldig analyseren en gezamenlijk besluiten. In een tijd waarin we alles digitaliseren, versnellen en structureren, is de A3 een tegenkracht. Een rustpunt. En misschien wel het meest krachtige Lean-instrument dat we hebben – mits je het gebruikt zoals het bedoeld is: als leerproces.

Template downloaden?

Hier vind je een handige template van de A3.

Hier vind je handige vragen om de A3 goed in te vullen.